Agenzia del Demanio: Patrimonio digitale e dematerializzazione degli appalti pubblici

L’Agenzia del Demanio è responsabile della gestione, razionalizzazione e valorizzazione del patrimonio immobiliare pubblico e amministra un portafoglio di circa 42 mila beni per un valore di circa 61 miliardi di euro. Per valorizzare il patrimonio immobiliare pubblico e rendere più efficienti le operazioni di manutenzione, efficientamento e di riqualificazione, l’Agenzia ha avviato ormai da anni una sperimentazione delle procedure digitali, promuovendo la digitalizzazione del patrimonio gestito e la dematerializzazione degli appalti pubblici. Il lavoro svolto dall’Agenzia del Demanio si è aggiudicato il primo premio al concorso BIM&Digital Award 2020 nella categoria “PA & Digitalizzazione”.
Viola Albino, BIM Manager di Agenzia del Demanio, spiega a BIMportale come opera l’Agenzia, con quali strumenti, con quali obiettivi, e che risultati sono stati raggiunti finora.

Quali erano le esigenze che hanno portato l’Agenzia del Demanio alla scelta di avviare un processo strutturato di digitalizzazione ?
La scelta di adottare un processo di digitalizzazione, nell’ambito delle attività proprie dell’Ente, è nata dalla necessità di giungere a una conoscenza tecnica dei beni, non più basata su soli dati amministrativi ma che ne contempli le necessarie caratteristiche geometriche e funzionali, le caratteristiche tecnologiche-prestazionali degli elementi edilizi, nonché tecniche dei materiali da costruzione, con l’obiettivo di mettere a disposizione di tutte le strutture coinvolte informazioni necessarie alla gestione, manutenzione e valorizzazione di un patrimonio assai eterogeneo, creando per ciascun bene un cosiddetto “Fascicolo Digitale”, una raccolta strutturata di dati e modelli tridimensionali, totalmente dematerializzata, che tramite geolocalizzazione, andrà a costituire il Patrimonio Digitale dell’Ente.
Inoltre, come Stazione Appaltante, l’Agenzia si ripropone di migliorare la qualità in fase di progettazione ed esecuzione dei servizi e dei lavori, assicurando trasparenza e riducendo tempi e costi di realizzazione, evitando o comunque riducendo le varianti in corso d’opera grazie ad una più puntuale verifica degli elaborati di progetto.

Come si inserisce il BIM in questo processo di digitalizzazione?
L’Agenzia del Demanio ha scelto di adottare, a partire dal 2016, la metodologia BIM, in anticipo rispetto all’obbligo normativo, con l’obiettivo di ottimizzare parallelamente due processi: quello di conoscenza degli immobili gestiti, che permetterà di prendere decisioni informate; e quello di espletamento e verifica dei servizi, che permetterà di ridurre gli sprechi in termini di tempi e costi. In particolare, con l’utilizzo consapevole della metodologia BIM abbiamo la possibilità di: dematerializzare totalmente il processo di consegna degli elaborati e il contraddittorio tra S.A. e Operatore Economico, anche grazie all’utilizzo di una ACdat proprietaria e sviluppata dal nostro partner tecnologico col supporto dei nostri sistemi informativi.
Questo processo ci permette di ottimizzare le fasi di progettazione e di esecuzione nel rispetto dei tempi contrattuali, di mitigare il rischio delle varianti in corso d’opera e di avere un maggiore controllo dei tempi di esecuzione dei lavori, grazie all’applicazione del BIM alle fasi di cantiere, con costante e simultaneo aggiornamento del cronoprogramma dei lavori.
L’Agenzia applica la metodologia BIM alle diverse fasi del ciclo di vita di un bene: in maniera standardizzata e corrente a partire dalla rappresentazione dell’esistente e fino alla progettazione esecutiva, in via sperimentale alle fasi di cantiere e manutenzione.
Al fine di diffondere e incrementare le conoscenze e competenze specifiche necessarie all’applicazione del processo BIM a tutte le fasi di appalto e realizzazione delle opere, abbiamo puntato, fin dal 2016, su di un progetto di formazione continua per tecnici e dirigenti, con specifici focus su modellazione e progettazione BIM, coordinamento e verifica dei modelli e gestione digitale degli appalti; il personale tecnico dedicato, ha inoltre recentemente acquisito il primo step di qualifica personale IFC, rilasciato da BuildingSmart International.

Quali sono gli strumenti digitali di cui si avvale l’Agenzia?
L’Agenzia si avvale di strumenti specifici, a partire da un Corpus Documentale composto da Linee guida aziendali, linee guida tecniche per la produzione informativa e documenti di gara BIM.
Al fine di ottenere informazioni consistenti, fruibili e aggiornabili durante le diverse fasi di vita del Bene, l’Agenzia ha infatti definito regole e procedure standard, contenute in specifici documenti di gara nonché in guide tecniche, che definiscono tutti gli aspetti necessari alla corretta gestione digitale del processo. Gli operatori economici che lavorano ai nostri appalti sono tenuti a seguire specifici standard di codifica per gli elaborati e per i modelli, con un’ottica e semantica volta all’Open BIM e con regole di conversione e mapping verso l’IFC; linee guida per la modellazione che abbiamo elaborato sono valide in ogni piattaforma software, e le regole per la condivisione dei contenuti informativi sono assicurate grazie all’uso della nostra la piattaforma ACDat proprietaria.

Come avete adeguato la vostra struttura operativa per gestire al meglio le procedure digitali?
Per lo sviluppo di progetti in BIM è stato definito un modello organizzativo interno, che si inserisce e integra con l’organizzazione pre-esistente dell’Ente.
L’Agenzia ha identificato le figure specialistiche che si occupano di gestire e verificare le informazioni derivanti dalle interazioni tra i diversi Operatori Economici coinvolti, anche al fine di coadiuvare il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) nelle attività prettamente legate alla digitalizzazione.
In quest’ottica, presso la Direzione Generale, opera il NOD-Nucleo Opere Digitali, da me coordinato in qualità di BIM Manager, e composto da un insieme eterogeneo di figure specialistiche: Data Manager, CDE Manager, System Manager e Referente BIM, che delinea le strategie di implementazione BIM nonché tutti i documenti e strumenti necessari al processo di digitalizzazione.
In ognuna delle 17 strutture territoriali, inoltre, è prevista la presenza di almeno un referente BIM, che si rapporta con il Nucleo Opere Digitali per le indicazioni di processo, e diffonde il know-how acquisito in un processo di continua condivisione con il personale tecnico addetto alla gestione delle gare e dei lavori.

In che modo è stato digitalizzato il processo di gestione informativa degli appalti?
Parallelamente allo sviluppo del progetto informativo ed informatico dei beni, e al fine di permettere una reale digitalizzazione e dematerializzazione del procedimento di gara e del servizio appaltato, l’Agenzia ha definito i relativi processi di gestione informativa, partendo dalla definizione degli OIR (Organizational Information Requirements), e dalla determinazione della necessità di svolgere una attività su un bene, fino al termine dell’Attività stessa: tali processi sono ispirati a quanto definito dalla ISO 19650, e declinati secondo le procedure e le necessità dell’Ente.
Il processo di gestione informativa degli appalti è strutturato in cinque macro-fasi: la programmazione, la fase di gara, l’attivazione del Servizio, lo svolgimento e la chiusura del Servizio, che comprende la verifica e validazione del servizio, in contraddittorio con l’O.E., tramite strumenti software specifici e condivisione in ACDat.
Per ognuna di queste fasi, l’Agenzia ha definito strumenti digitali, ruoli, workflow interni, esigenze informative e requisiti specifici, necessari a standardizzare e dematerializzare il processo di gara e di svolgimento del servizio, nella convinzione che l’adozione del processo di digitalizzazione nel suo insieme, come fin qui descritto, rappresenti non solo una sfida proposta dal legislatore, ma una reale occasione per le Pubbliche Amministrazioni in generale di perseguire trasparenza, economicità e snellezza nei procedimenti, e in particolare per l’Agenzia, di raggiungere gli obiettivi di efficienza ed eccellenza che si è prefissata.

Quali sono i risultati raggiunti finora?
Grazie all’applicazione ed al consolidamento del processo di digitalizzazione finora descritto, nel corso del triennio 2018/2020, l’Agenzia del Demanio ha pubblicato gare BIM riguardanti il rilievo, corredato da indagini conoscitive energetiche e strutturali, e la progettazione di fattibilità tecnico economica, per un totale di circa 140 milioni di euro, e gare per progettazione definitiva ed esecutiva per circa 63 milioni di euro, digitalizzando secondo lo standard aziendale più di 1.800 fabbricati.

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Giornalista professionista della redazione di BIMportale, lavora da molti anni nell’editoria B2B per la stampa tecnica e specializzata. Ha scritto a lungo di tecnologia, business e innovazione. Oggi orienta la sua professione nel campo delle tecnologie applicate alla progettazione architettonica e all’imprenditoria delle costruzioni.